Elektronikus cégeljárás
Az elektronikus cégeljárásban résztvevő felek elektronikus aláírást használva
kommunikálnak egymással úgy, hogy a bizonyító erejű iratok, dokumentumok elektronikus
formában léteznek. Az ügyvéd elektronikusan írja alá a kérelmeket, elektronikusan fizeti
az eljárási illetéket, és e-mailen továbbítja az aktát a cégbíróság felé. Az elektronikusan
aláírt akták beküldéséről az adott szervezet egy elektronikus tértivevényt küld, mely bizonyítja azt, hogy átvette az aktát.
A cégbíróság belső folyamataiban az APEH, a KSH, a MÁK és a kereskedelmi bankok elektronikus aláírással ellátott adatokat szolgáltatnak a cégbíró felé, aki végzését szintén elektronikusan aláírva hozza meg. Az elektronikus cégeljárás folyamatába bármely ügyvéd vagy vállalati jogász szabadon bekapcsolódhat.
Napjainkban számos szervezet jogi képviselője elektronikus úton bonyolítja a cégügyeit, és a résztvevők köre folyamatosan bővül.
Elektronikus számlázás
A jelenleg érvényben levő jogi szabályozás a számviteli törvénnyel összhangban megengedi az elektronikus számviteli bizonylatok létrehozását és azok hosszú távú megőrzését. Ilyen módon mind kibocsátói, mind befogadói oldalon lehetőség van a számviteli bizonylatok elektronikus kezelésére, jelentős összegeket
megtakarítva a papír alapú számlakezeléssel szemben. Jelenleg már több nagy és közepes vállalat alkalmazza ezt az eljárást.
Minősített Archiválás
Minősített Archiválás Szolgáltatásunkat törvényi szabályozás szerint a Nemzeti Hírközlési Hatóság által felügyelt módon nyújtjuk. A minősített archívum elektronikusan aláírt dokumentumokat tárol hosszú távra, akár évtizedekre úgy, hogy azok megőrizzék joghatásukat, azaz bizonyító erejüket. Az archívumban tárolt dokumentumok védelmét az adott kor technológiájának megfelelő aláírással és a megfelelő titkosítási eljárással biztosítjuk.
A minősített archívum használata minden olyan esetben célszerű, ahol a 7/2005 IHM rendeletben meghatározott tárolási feltételeknek kell megfelelni. Így használható pl. számlák, orvosi akták, kutatási dokumentumok, titkos akták, bizalmas dokumentumok tárolására vagy a törvény által előírt hosszú távú megőrzési kötelezettség teljesítésére.
Megbízható információcsere
Jelen információtechnológiai fejlettség mellett a PKI technológia biztosítja a legmagasabb információbiztonsági szintet. Ez vonatkozik a dokumentumok eredetének bizonyíthatóságára, az aláírt dokumentumok megfelelő titkosítására, valamint a felek megbízható azonosítására bármilyen tranzakcióban (pl. levélváltás, megrendelés, jelentéstétel, stb.). A titkosító kulcs 1024 bites kulcsot használ, melynek feltörése a jelenleg rendelkezésre álló informatikai eszközökkel gyakorlatilag lehetetlen.
Ügyvitel
Bármely ügyviteli folyamat használhat elektronikus aláírást. Ilyen lehet pl. az adattovábbítás, az iratok és dokumentumok áramlása a szervezeten belül és kívül, a jóváhagyási és engedélyezési folyamatok és kérelmek, a hivatalos belső és külső közlemények, értesítések, az adatbázisok védelme, a folyamatvezérlés, a beszerzési és a logisztikai folyamatok, továbbá a pénzügyi folyamatok (számlák, egyéb bizonylatok kiállítása, befogadása, jóváhagyása), és a hosszú távú bizonyító erejű elektronikus dokumentumok archiválása.
Dokumentum- és iratkezelés
A dokumentumkezelés bármely életciklusában alkalmazható a dokumentumok keletkezésétől azok archiválásáig, minden olyan esetben, ahol egyébként aláírt dokumentumokat használunk. Az elektronikusan aláírt dokumentumok tartalma nem változtatható az aláírás érvényessége mellett, az aláíró személye és az aláírás megbízható időpontja kétséget kizáróan megállapítható.
Iratfeldolgozás
Jellemzően már az iratok érkeztetésekor megtörténik azok digitalizálása és aláírása. Papíralapú dokumentumok jogszabályi módon (13/2005 IHM rendelet) átalakíthatóak úgy, hogy a digitális változat joghatásában megegyezzen a papíralapú eredetivel. A digitalizálást követően már csak elektronikusan áramlanak tovább az aláírt dokumentumok, eredetük bizonyítható, tartalmuk titkosítható.
Portál és egyéb web alapú alkalmazás
Az elektronikus aláírás használható webszerverek azonosítására is, így egy adott webhelyről megállapítható annak "személyazonossága", vagyis megbízhatósága. Portálokon az elektronikus aláírással megbízható bejelentkezés és azonosítás eszközölhető, az online tranzakciók biztonságos környezetben történnek, a letöltött dokumentumok forrása hiteles. Jellemzően önkormányzatok használják elektronikus ügyintézésre, de használják elektronikus számlakibocsátó cégek, valamint olyan társaságok is, amelyek web alapú kereskedelmet, beszerzést bonyolítanak, illetve jelentéstételi kötelezettséget teljesítenek.
Elektronikus üzenetek
Sokszor problémát jelent az elektronikus üzenetek esetében az, hogy a továbbított dokumentum a továbbítás során megváltozik, azt valaki jó vagy rosszhiszeműen megváltoztatja, felhasználja. Az elektronikus üzenetek tartalma erős védelmet kap az elektronikus aláírás felhasználásával. Egyrészt biztosítható, hogy az aláírt dokumentum a továbbítás során nem változik meg, így teljesen mindegy, hogy az elektronikus levelezés milyen csatornán történik (levelezőprogram, portál, stb.). Másrészt biztosított a továbbított tartalom védelme titkosítás által.
Adatszolgáltatás és jelentéstételi kötelezettség teljesítése
Egyre elterjedtebb gyakorlat, hogy államigazgatási, illetve magán cégek bizonyos jelentéstételi, vagy adatszolgáltatási kötelezettségeiket elektronikus úton teljesítik úgy, hogy azok tartalmát elektronikusan aláírva továbbítják. Néhány példa lehet a cégbíróságok felé az éves beszámoló letéti kötelezettség teljesítése, bankok számára az MNB és PSZÁF felé történő jelentéstételi kötelezettsége, stb.
Azonosítás
A PKI technológia lehetőséget ad egy adott tranzakcióban résztvevő szereplők megbízható azonosítására. Ilyen például a kormányzati portál, ahol csak azonosítás után kezdeményezhető tranzakció. Számos helyen használják az authentikációs tanúsítványokat a helyi számítógépes rendszerbe való belépéshez is. Az authentikációs technológia minden olyan esetben indokolt, ahol egy személy, szervezet, vagy egy szervezet nevében eljáró egyén megbízható azonosítása szükséges.
PDF aláírás - dokumentumok egységesítése, nemzetközi szabvány
Lehetőség van arra, hogy a szabványként elfogadott PDF formátumú elektronikus aláírások készüljenek. Ez olyan esetben használatos, ahol a dokumentumok egységesítése egy formátum platformra szükséges. Így az elektronikusan aláírt és időpecsételt dokumentum PDF formátumú marad. Nagy előnye, hogy a PDF aláírás ellenőrzéséhez nem szükséges egyéb alkalmazás, elég az Adobe Acrobat Reader. Miután a PDF nemzetközileg is elfogadott formátum, ezért ez a típusú aláírás igen jól használható nemzetközi viszonylatban is. Egyes területeken, mint pl. az elektronikus számlázás, szintén elterjedt a PDF formátum használata.
Szerződéskötés
Általános érvénnyel elfogadott bármely szerződés (két vagy többoldalú) aláírása elektronikus módon. Ebben az esetben a feleknek nem szükséges személyesen találkozniuk, illetve nem szükséges a papíralapú másolatok logisztikai kezelése, a szerződések e-mailen is továbbíthatóak. Lehetőség van ún. ellenjegyző aláírás készítésére is. Az aláírt dokumentum minden másolata eredetinek tekintendő.
Mobil munkatársak
Az elektronikus aláírás használata igen hasznos olyan esetekben, amikor egymástól fizikailag elkülönült egységek, vagy munkatársak dolgoznak úgy, hogy adatokat, szerződéseket, megrendelőket továbbítanak egy központi számítógépes hálózat felé. Ilyen lehet egy kereskedelmi ügynök, vagy egy területi képviselő, aki jellemzően nem irodában tölti az idejét, de fontos számára a hiteles kommunikáció egy adott központtal.
Logisztika - fuvarlevelek, egyéb okmányok
Általános érvényű felhasználási terület lehet a logisztikai terület, ahol áruk, termékek, esetleg szolgáltatások mozognak jelentős dokumentációt hordozva magukkal. Amennyiben ezek a dokumentációk elektronikusan aláírva közlekednek, úgy nem csak az ügyintézési idő rövidül le (nem kell várni egy adott dokumentum fizikai megérkezésére), hanem biztosítható a dokumentációk bizalmassága is.
